Der Import von Fenstern im B2B-Bereich scheitert selten an ihrer schlechten Qualität, sondern eher an kleinen Vertragslücken, die sich auf der Baustelle mit voller Wucht bemerkbar machen – eine veraltete Version der Aufstellung, eine vertauschte Öffnungsrichtung, ein anderes Glaspaket, fehlendes Montagezubehör oder eine Lieferung zu einem Zeitpunkt, zu dem das Gelände weder für Entladung noch Lagerung eingerichtet ist. Für viele Bauherren sind Fenster aus Polen eine sinnvolle Entscheidung, weil die Parameter, die Verfügbarkeit der Systeme und die Wettbewerbsfähigkeit der Kosten die Bilanz des Projekts verbessern. Der Vorteil zeigt sich jedoch erst, wenn der Import gut geplant ist. Im folgenden Artikel erläutern wir, worauf zu achten ist, damit der gesamte Prozess reibungslos verlaufen kann und keine zusätzlichen Kosten entstehen.

Warum geht bei B2B-Einfuhren meist nicht das Produkt, sondern der Prozess schief?

In den meisten Fällen geht es bei Beschwerden und Spannungen selten darum, dass Fenster aus Polen etwa von schlechter Qualität sind. Meistens beginnt das Problem in den „Grauzonen“ des Prozesses, z. B. unvollständige oder zweideutige Unterlagen, Spezifikationen ohne Abnahmekriterien, per E-Mail nachgetragene, formell nicht abgestimmte Vereinbarungen, fehlende Kontrolle vor dem Versand oder eine nur auf dem Papier mit dem Zeitplan synchronisierte Lieferung, während in der Praxis vor Ort keine Bedingungen für eine sichere Entladung und Lagerung gegeben sind.

Wenn Sie die Einfuhr als eine Kette von Verantwortlichkeiten betrachten, werden Sie schneller erkennen, wo Risiken entstehen und wie sie entschärft werden können, bevor die Baustelle von ihnen ebenfalls betroffen wird. Dies ist wichtig, da die meisten Fehler im Vorfeld – in der Genehmigungs- und Kontrollphase – vermieden werden können, wenn die Kosten für eine Korrektur unvergleichlich niedriger sind als nach der Lieferung und während der Montage.

Fehler Nr. 1 „Bestellt wird nach den Projektunterlagen“, sprich Spezifikation ohne Rücksicht auf Details

Die Projektunterlagen sind ein hervorragender Ausgangspunkt, allerdings taugen sie im B2B-Bereich als Auftragsgrundlage wenig. Eine einzige Unklarheit – ein Glaspaket in zwei Varianten, unterschiedliche Beschläge auf ausgewählten Etagen, keine eindeutig beschriebenen Unterteilungen und Öffnungsrichtungen von PVC- oder Aluminium-Fenstern – und schon stellt sich auf der Baustelle das Problem des „nahezu identischen Fensters“, das zu Behinderungen bei Abnahmevorgängen führt.

Auftragsspezifikation für PVC-Fenster, die bei Abnahmen standhalten kann

Die folgende Regel bewährt sich gut: wenn ein Parameter bei der Kontrolle nicht eindeutig überprüft werden kann, ist er noch keine feste Festlegung und wird früher oder später zu einem Raum für Interpretationen. Daher sollte die Spezifikation für PVC-Fenster kurz und konkret sein und an eine einzige Version der Dokumentation gebunden sein. Bevor Sie zu den technischen Fragen übergehen, legen Sie fest, von wem die endgültige Version genehmigt wird und ab wann Änderungen nur noch auf formalem Wege vorgenommen werden können. Anschließend können Sie zu den konkreten Punkten übergehen:

• Profilsystem und Farbe/Furnier, mögliche kundenspezifische Lösungen,
• Glaspaket bei PVC-Fenstern (Ug, Rahmen, Spezialverglasung) und erforderliche Uw-Werte,
• Beschläge und Funktionen (Sicherheitsmerkmale, Begrenzer, Mikrolüftung),
• Unterteilungen, Öffnungsrichtungen, Feste und Eckelemente,
• Vorbereitung für die Montage und Abdeckungen,
• Grundsätze zur Kennzeichnung und Nummerierung gemäß der Aufstellung von Öffnungen.

Fehler Nr. 2 Keine Kontrolle während der Produktion – erste Sichtprüfung erst beim Entladen

Bei B2B-Importen ist der Moment, in dem Sie PVC- oder Aluminium-Fenster zum ersten Mal zu sehen bekommen, von großer Bedeutung. Geschieht dies bei der Entladung, dann kontrollieren Sie bereits die Folgen, nicht den Prozess. Am kosteneffizientesten sind zwei Etappen: eine schnelle Überprüfung während der Produktion und eine Überprüfung vor der Auslieferung (PDI) unmittelbar vor dem Versand der Fenster aus Polen.

Überprüfung während der Produktion – geringer Aufwand, große Risikominderung

Es genügt schon, wenn ein Fenster eine falsche Öffnungsrichtung bzw. vom Auftrag abweichende Beschläge aufweist und der Montageplan „gerät in Verzug“. Die Kontrolle in dieser Phase deckt Abweichungen auf, wenn eine Korrektur noch schnell und relativ kostengünstig erfolgen kann.

Überprüfung vor der Auslieferung – der letzte Moment, in dem eine Korrektur noch nicht wehtut

Die PDI ist es wert, als Standard behandelt zu werden. Sie ist ein kurzer technischer Überblick, bevor die Fenster auf den Weg gebracht werden. Idealerweise endet die PDI mit einem Protokoll und einer Fotodokumentation – dann verläuft die Abnahme auf der Baustelle wesentlich reibungsloser, weil Sie faktenorientiert handeln.

Der Umfang der PDI sollte sich aus der Auftrags-Checkliste ergeben. Wir überprüfen, was förmlich genehmigt wurde:

• Übereinstimmung der Etiketten, der Nummerierung und des Versandverzeichnisses mit der Positionsaufstellung,
• Überprüfung von zufällig ausgewählten Maßen und Öffnungsrichtungen,
• Oberflächen- und Farbkontrolle (insbesondere bei Texturen und dunklen Oberflächen),
• Überprüfung der Funktionstüchtigkeit von Beschlägen, Druckstücken, Dichtungen und der Vollständigkeit der Zubehörteile,
• Bewertung der Verpackung und der Transportsicherheit.

Fehler Nr. 3 „Das machen wir im Nachhinein“-Logistik, sprich ein Transport, der mehr kostet als Fenster selbst

Selbst die besten Fenster taugen nichts, wenn sie zur falschen Zeit am falschen Ort auf der Baustelle abgelegt wurden und kein Vertriebsplan vorliegt. Und bei Importen ist dies ein häufiges Szenario – der Bau hat seine Einschränkungen (Einfahrt, Zeitfenster, Ausrüstung), der Transport ist ebenfalls eingeschränkt (durch Fristen, Transportwege, Vorschriften) und dem Hersteller geht es nicht anders (Verpacken, Kommissionierung, Ständer).

Minimale Logistik-Checkliste zum Schutz des Zeitplans

Die Logistik beginnt in dem Moment, in dem Sie planen, wo die Lieferung entladen werden soll und wie sie anschließend in die Stockwerke gelangt. Es ist gut, wenn diese Vereinbarungen schriftlich festgehalten werden und allen Teams bekannt sind. Es sollte auch sichergestellt werden, dass auf beiden Seiten jeweils eine Person für die Koordination verantwortlich und der Lieferplan mit den Bauphasen synchronisiert ist. Was sollte eine Logistik-Checkliste enthalten?

• Verantwortung für den Transport und die Lieferbedingungen,
• Art der Entladung von Fenstern aus Polen und Verfügbarkeit von Personal und Gerät,
• Ständer,
• Plan für die Ablagerung der Lieferung auf der Baustelle,
• Lagerbedingungen und Schutz vor Beschädigung und Witterungseinflüssen,
• Verfahren zur Meldung von Transportschäden und Vollständigkeit der Lieferunterlagen.

Fehler Nr. 4 Nicht auf das Projekt abgestimmte Montagedetails – das Risiko steigt bei Aluminium-Fenstern und großen Verglasungsflächen

Dort, wo die Fassade und die Proportionen der Verglasungen Teil des Konzepts sind, sind Aluminium-Fenster oft die natürliche Wahl – sie ermöglichen die Verwendung größerer Formate und schlankerer Profile, und der visuelle Effekt ist „architektonischer„. Gleichzeitig ist eine solche Kombination wesentlich empfindlicher gegenüber dem, was an der Schnittstelle zwischen Fenster und Gebäude geschieht.

Wenn diese Fragen nicht vor der Produktion und der ersten Lieferung geklärt werden, entstehen vor Ort zusätzliche Kosten. Ein kurzes technisches Koordinierungstreffen (Projekt – Montage – Lieferung) reicht aus, um den Installationsstandard festzulegen, die Vorbereitung der Öffnungen zu bestätigen und die Reihenfolge der Arbeiten mit der Fassade zu synchronisieren.

Warum mit einem Partner zusammenarbeiten, der die Kontrolle und Logistik sicherstellt?

Die Firma Kapica ist sowohl in Polen als auch auf dem deutschen Markt tätig, was ein komfortables Modell für Investoren darstellt, die Projekte mit unterschiedlichen Standards umsetzen – PVC-Fenster, wo es auf die Vorhersehbarkeit der Parameter und des Budgets ankommt, und Aluminium-Fenster in Projekten, die große Verglasungen und eine ausgefeilte Fassade erfordern. Wenn Sie das Risiko bereits in der Phase der Spezifikation und der Kontrolle verringern wollen, informieren Sie sich über unser Angebot und besprechen Sie Ihr Projekt mit unserem Team – oft reicht schon eine kurze Beratung, um den gesamten Prozess zu optimieren und viele Wochen auf der Baustelle einzusparen.